De ISR-organisatie
Privacyverklaring
Instituut Sportrechtspraak draagt op een onafhankelijke wijze bij aan een veilig en eerlijk sportklimaat door invulling te geven aan het tuchtrecht voor ruim 80 aangesloten sportorganisaties in Nederland. Stichting Instituut Sportrechtspraak (KvK: 30189821) is gevestigd aan de Utrechtseweg 47a te Hilversum (1213TL) (hierna: het "ISR", "wij" of "ons/onze").
Voor de uitvoering van het tuchtreglement alsmede alle overige werkzaamheden van het ISR verwerken wij verschillende gegevens voor verschillende doeleinden. Voor de in deze privacyverklaring genoemde activiteiten is het ISR verantwoordelijk.
In deze privacyverklaring lichten wij onder meer toe:
- over wie wij persoonsgegevens verwerken;
- welke persoonsgegevens wij verwerken;
- voor welke doeleinden we die verwerken en op basis van welke wettelijke grondslag(en);
- dat wij bijzondere categorieën persoonsgegevens en gegevens van strafrechtelijke aard kunnen verwerken;
- met wie wij persoonsgegevens kunnen delen;
- welke maatregelen wij treffen om persoonsgegevens te beveiligen;
- hoe wij omgaan met cookies;
- of en hoe wij persoonsgegevens doorgeven naar landen buiten de EER;
- hoe lang wij persoonsgegevens bewaren;
- welke rechten personen hebben ten aanzien van de persoonsgegevens die we over hen verwerken;
- met wie u contact kunt opnemen over deze privacyverklaring en de wijze waarop ISR persoonsgegevens over u verwerkt.
Naar deze privacyverklaring kan worden verwezen onder de noemer privacy statement, privacyreglement (zoals in "Tuchtreglement algemeen tuchtrecht Instituut Sportrechtspraak", "Tuchtreglement seksuele intimidatie Instituut Sportrechtspraak", "Tuchtreglement matchfixing Instituut Sportrechtspraak", "Arbitragereglement Instituut Sportrechtspraak" en "Nationaal Dopingreglement" (hierna: de "tuchtreglementen") en gelijksoortige bewoordingen die verwijzen naar de invulling van hetgeen bepaald in artikel 13 en 14 Algemene verordening gegevensbescherming (hierna: de "AVG").
Resultaten DPIA
Het ISR heeft een Data Protection Impact Assessment (hierna: "DPIA") uitgevoerd. Een DPIA is een instrument om de privacyrisico's van gegevensverwerking in kaart te brengen. Vanwege de tuchtrechtelijke taken van ISR worden gevoelige en vertrouwelijke persoonsgegevens verwerkt. Daarom is het van belang dat de ISR-organisatie zorgvuldig omgaat met die persoonsgegevens.
De DPIA (d.d. juli 2024) heeft bevestigd dat het ISR op basis van de AVG grondslag heeft om persoonsgegevens te verwerken. Ook is aangegeven dat het ISR goed op de hoogte is van het belang van privacy en gegevensbescherming en het beschermen van het vertrouwen van personen die bij een tuchtrechtprocedure betrokken zijn. Als ISR de voorgestelde maatregelen uitwerkt en invoert zijn de privacyrisico's beheersbaar. Resultaten DPIA >
Pseudonimiseren en publiceren schikkingen, uitspraken en arbitrale vonnissen
Het ISR publiceert schikkingen, tuchtrechtelijk uitspraken en arbitrale vonnissen op grond van de hieronder genoemde reglementen:
- Artikel 23 lid 15 Tuchtreglement algemeen tuchtrecht Instituut Sportrechtspraak
- Artikel 25 lid 16 Tuchtreglement seksuele intimidatie Instituut Sportrechtspraak
- Artikel 26 lid 15 Tuchtreglement matchfixing Instituut Sportrechtspraak
- Artikel 34 lid 2 Arbitragereglement Instituut Sportrechtspraak
- Artikel 57.1. onder c. Nationaal Dopingreglement
Schikkingen, uitspraken en arbitrale vonnissen worden gepseudonimiseerd gepubliceerd. In bovengenoemde reglementen wordt gesproken van anonimiseren. Door voortschrijdend inzicht is besloten dat de term pseudonimiseren aansluit bij het geschikt maken van schikkingen, uitspraken en arbitrale vonnissen voor publicatie. Waarin de reglementen gesproken wordt van anonimiseren is pseudonimiseren van toepassing.
Pseudonimiseren is niet hetzelfde als anonimiseren. Bij gepseudonimiseerde gegevens is weliswaar niet direct duidelijk over welke personen de gegevens gaan, maar de gegevens kunnen alsnog herleidbaar zijn tot specifieke personen door aanvullende gegevens te gebruiken. Voor meer informatie over pseudonimiseren verwijzen wij u naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens, https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/themas/beveiliging/beveiliging-van-persoonsgegevens/gegevens-pseudonimiseren
Pseudonimiseren past het ISR zo zorgvuldig mogelijk toe om de belangen en/of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkenen die de bescherming van persoonsgegevens noodzakelijk maken te respecteren.
1. Over welke personen verwerken wij gegevens
Het ISR verwerkt gegevens van personen (betrokkenen) die we in de volgende categorieën onderbrengen:
- personen die een melding doen bij het ISR (hierna: "melders");
- personen die een mogelijk tuchtrechtelijk verwijtbare gedraging hebben begaan (hierna: "beklaagden");
- personen die het slachtoffer zijn van een mogelijk tuchtrechtelijk verwijtbare gedraging (hierna "slachtoffers");
- personen die een getuige zijn van een mogelijk tuchtrechtelijk verwijtbare gedraging (hierna: "getuigen");
- Personen die betrokken zijn of worden bij een melding en/of procedure, waaronder ouders, voogden, wettelijk vertegenwoordigers, advocaten, professioneel gemachtigden, deskundigen (hierna: "betrokkenen bij een melding en/of procedure");
- sollicitanten of personen die zich oriënteren op een baan bij het ISR (hierna: "sollicitanten");
- personen die een relatie van ons zijn of die werkzaam zijn bij onze relaties, waaronder medewerkers van sportbonden en functionarissen van verenigingen (hierna: "relaties");
- personen van wie wij producten of diensten afnemen of die werkzaam zijn bij onze leveranciers (hierna: "leveranciers");
- bezoekers van onze website (hierna: "websitebezoekers");
- personen die een klacht indienen (hierna: "klagers");
- derden, zoals personen die geen relatie zijn, die contact met het ISR opnemen (hierna: "derden").
Deze privacyverklaring is niet van toepassing op het verwerken van persoonsgegevens door sportverenigingen, sportbonden en andere betrokken organisaties. Over hoe deze organisaties met uw persoonsgegevens omgaan, verwijzen wij u naar de privacyverklaring van die organisatie (meestal te vinden op de website van die organisatie).
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij
- Van melders verwerken wij de volgende gegevens:
- contactgegevens (NAW-gegevens, telefoonnummer en vergelijkbare voor communicatie noodzakelijke gegevens);
- sportbeoefeninggegevens (waaronder sport en sportbond);
- verenigingsgegevens (waaronder lidmaatschapsnummer en functie);
- overige belangrijke gegevens met betrekking tot de melding;
- correspondentie tussen melders en het ISR.
- Van beklaagden verwerken wij de volgende gegevens:
- contactgegevens (NAW-gegevens, telefoonnummer en vergelijkbare voor communicatie noodzakelijke gegevens);
- sportbeoefeninggegevens (waaronder sport en sportbond);
- verenigingsgegevens (waaronder lidmaatschapsnummer en functie);
- gegevens over een mogelijk tuchtrechtelijk verwijtbare gedraging;
- indien van toepassing, een door het ISR geadviseerde ordemaatregel;
- correspondentie tussen beklaagden en het ISR.
- Van slachtoffers verwerken wij de volgende gegevens:
- contactgegevens (NAW-gegevens, telefoonnummer en vergelijkbare voor communicatie noodzakelijke gegevens);
- sportbeoefeninggegevens (waaronder sport en sportbond);
- verenigingsgegevens (waaronder lidmaatschapsnummer en functie);
- verklaring over een mogelijk tuchtrechtelijk verwijtbare gedraging;
- correspondentie tussen slachtoffers en het ISR.
- Van getuigen verwerken wij de volgende gegevens:
- contactgegevens (NAW-gegevens, telefoonnummer en vergelijkbare voor communicatie noodzakelijke gegevens);
- sportbeoefeninggegevens (waaronder sport en sportbond);
- verenigingsgegevens (waaronder lidmaatschapsnummer en functie);
- verklaring over de mogelijk tuchtrechtelijk verwijtbare gedraging;
- correspondentie tussen getuigen en het ISR.
- Van betrokkenen bij een melding en/of procedure verwerken wij de volgende gegevens:
- contactgegevens (NAW-gegevens, telefoonnummer en vergelijkbare voor communicatie noodzakelijke gegevens);
- correspondentie tussen betrokkenen bij een melding en/of procedure en het ISR.
- Van sollicitanten verwerken bij de volgende gegevens:
- contactgegevens (NAW-gegevens, telefoonnummers en vergelijkbare voor communicatie noodzakelijke gegevens), geslacht, leeftijd;
- gegevens over de aard en inhoud van de huidige dienstbetrekking en de eventuele beëindiging daarvan;
- in sommige gevallen: een verklaring omtrent gedrag (VOG) en gegevens van een identiteitsbewijs;
- andere gegevens in verband met het vervullen van de functie, die door de betrokkene zijn verstrekt of die hem bekend zijn (zoals gegevens op een curriculum vitae, of uitslagen van een competentietest);
- andere gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van wet- of regelgeving.
- Van relaties verwerken wij de volgende gegevens:
- contactgegevens (NAW-gegevens, telefoonnummers en vergelijkbare voor communicatie noodzakelijke gegevens);
- andere gegevens waarvan de verwerking is vereist vanuit of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van wet- of regelgeving.
- Van leveranciers verwerken wij de volgende gegevens:
- contactgegevens (NAW-gegevens, telefoonnummers en vergelijkbare voor communicatie noodzakelijke gegevens), geslacht;
- in sommige gevallen: een verklaring omtrent gedrag (VOG) en gegevens van een identiteitsbewijs;
- gegevens met voor het doen van bestellingen of het inkopen van diensten;
- gegevens met voor het berekenen en vastleggen van uitgaven en het doen van betalingen;
- andere gegevens waarvan de verwerking is vereist vanuit of noodzakelijk is voor de toepassing van wet- of regelgeving.
- Van websitebezoekers verwerken wij de volgende gegevens:
- gegevens voor het bijhouden van bezoekersstatistieken;
indien bezoekers gebruik maken van een contactformulier op de website: - contactgegevens (NAW-gegevens, telefoonnummers en vergelijkbare voor communicatie noodzakelijke gegevens)
- tip, klacht, vraag of opmerking.
- gegevens voor het bijhouden van bezoekersstatistieken;
- Van klagers verwerken wij de volgende gegevens:
- contactgegevens (NAW-gegevens, telefoonnummers en vergelijkbare voor communicatie noodzakelijke gegevens);
- de klacht;
- correspondentie tussen derden en het ISR.
- Van derden verwerken wij de volgende gegevens:
- contactgegevens (NAW-gegevens, telefoonnummers en vergelijkbare voor communicatie noodzakelijke gegevens);
- correspondentie tussen derden en het ISR.
3. Verwerken van bijzondere categorieën persoonsgegevens en gegevens van strafrechtelijke aard
In sommige gevallen kunnen bijzondere categorieën persoonsgegevens en/of strafrechtelijke gegevens over een van de betrokkenen onderdeel uitmaken van de meldings-, onderzoeks-, en of tuchtproceduregegevens. Deze gegevens worden alleen verwerkt indien de verwerking hiervan noodzakelijk is voor het onderzoek en de tuchtprocedure. Voor het verwerken van bijzondere categorieën persoonsgegevens en strafrechtelijke gegevens heeft het ISR een wettelijke uitzonderingsgrond. Deze uitzonderingsgrond is de noodzakelijkheid van de verwerking voor de instelling, de uitoefening of de onderbouwing van een rechtsvordering.
4. Voor welk doel verwerken wij deze gegevens en op welke wettelijke grondslag
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- Het verzorgen van onafhankelijke tuchtrechtspraak en voor het uitoefenen van rechtspraak in de vorm van arbitrage of geschillenbeslechting ten behoeve van sportbonden en andere sport-gerelateerde organisaties die bij het ISR zijn aangesloten en met wie het ISR een overeenkomst heeft gesloten (grondslag C).
- De toepassing en de uitvoering van tuchtrechtspraak volgens de met de sportbond of sportorganisatie overeengekomen reglementen (grondslag C);
- Het verrichten van alles wat met de onder punt 1 en 2 genoemde doeleinden verband houdt en, of daaraan kan bijdragen (grondslag C).
- Werving en selectie van potentiële werknemers (grondslag C);
- Relatiebeheer (grondslag C);
- Informeren over de actualiteiten met betrekking tot het ISR (grondslag D);
- Betalingen te doen en vorderingen te innen (grondslag A of C);
- Klachten te behandelen (grondslag C);
- Het voldoen aan wet- en regelgeving (grondslag B).
Voor de hierboven genoemde doeleinden hebben wij de volgende wettelijke grondslagen:
- de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst met de betrokkene, of om op verzoek van de betrokkene voorbereidende handelingen voor het sluiten van een overeenkomst te verrichten (hierna: "uitvoering overeenkomst");
- de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op het ISR rust (hierna: "wettelijke plicht");
- de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van het ISR of een ander, en die belangen zwaarder wegen dan de belangen of de fundamentele rechten van degene om wiens gegevens het gaat (hierna: "gerechtvaardigd belang"); of
- de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de verwerking (hierna: "toestemming").
5. Met wie kunnen wij persoonsgegevens delen
Het ISR kan, indien het ISR dit noodzakelijk acht, persoonsgegevens delen met andere organisaties. Over hoe deze organisaties met uw persoonsgegevens omgaan, verwijzen wij u naar de privacyverklaring van die organisatie (meestal te vinden op de website van die organisatie).
We kunnen persoonsgegevens over melders delen met:
- politie en justitie;
- gerechtelijke instanties.
We kunnen persoonsgegevens over beklaagden delen met:
- sportverenigingen waar een beklaagde actief is;
- sportbonden waar een beklaagde actief is;
- politie en justitie;
- gerechtelijke instanties.
We kunnen persoonsgegevens over slachtoffers delen met:
- politie en justitie;
- gerechtelijke instanties.
We kunnen persoonsgegevens over getuigen delen met:
- politie;
- gerechtelijke instanties.
We kunnen persoonsgegevens over betrokkenen bij een melding en/of procedure delen met:
- politie;
- gerechtelijke instanties.
We kunnen persoonsgegevens over sollicitanten delen met:
- leveranciers (bijvoorbeeld de externe partij die onze vakkundigheidstest verzorgt).
We kunnen persoonsgegevens over relaties delen met:
- leveranciers
We kunnen persoonsgegevens over derden delen met:
- leveranciers
We kunnen persoonsgegevens over alle betrokkenen delen met toestemming van de betrokkene of als sprake is van een wettelijke verplichting.
6. Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens
Het ISR past beveiligingsmaatregelen toe om uw gegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, wijziging of ongeoorloofde verstrekking of illegale toegang. Het gaat daarbij om administratieve, fysieke en technologische maatregelen. Bij ons werkzame personen zijn gebonden aan geheimhouding, en dienen zich te houden aan onze instructies die gericht zijn op de adequate bescherming van uw gegevens.
7. Cookies op onze website
Via de website wordt een cookie als deel van 'Google Analytics' geplaatst. Het ISR gebruikt deze dienst om via rapportages inzicht te krijgen in hoe bezoekers de website gebruiken. De IP-adressen zijn geanonimiseerd en er worden geen IP-adressen naar Google verstuurd.
8. Doorgifte naar landen buiten de EER
Het ISR geeft gegevens niet door naar een land buiten de Europees Economische Ruimte, de EER (EU, Liechtenstein, Noorwegen en Finland), dat een minder goede bescherming biedt aan persoonsgegevens dan de regelgeving binnen de EER. Mocht zich zo'n situatie toch voordoen, en persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land buiten de EER dat een minder goede bescherming biedt aan persoonsgegevens, dan zorgen we voor passende garanties om te bereiken dat de doorgifte plaatsvindt zoals dat geregeld is in de geldende privacyregelgeving.
9. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens
We bewaren persoonsgegevens alleen als dit vereist is voor het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt of als dit vereist is om te voldoen aan wet- en regelgeving.
Hieronder noemen wij een paar bewaartermijnen die het ISR hanteert:
- Financiële administratie: tot 7 jaar na het afsluiten van het boekjaar waarop de administratie betrekking heeft;
- Tuchtrechtelijke dossier: tot 5 jaar na sluiten van het dossier;
- (gepseudonimiseerde) Schikkingen/tuchtrechtelijke uitspraken/sepotbeslissingen/arbitrale vonnissen: 50 jaar na het ondertekenen.
- Inschrijvingen nieuwsbrieven: tot de betrokkene de toestemming intrekt;
- Gegevens over sollicitanten: tot vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure of, als de sollicitant hier toestemming voor heeft gegeven, tot een jaar na het einde van de sollicitatieprocedure.
10. Uw rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens
De wetgeving over de bescherming van persoonsgegevens geeft aan personen de volgende rechten over persoonsgegevens die op hen betrekking hebben:
- het recht om te verzoeken of er persoonsgegevens van hen worden verwerkt, en, zo ja, om die in te kunnen zien;
- het recht om te verzoeken om het herstel of het verwijderen van die gegevens;
- het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking of om beperking van de verwerking te vragen;
- het recht om toestemming voor de verwerking in te trekken, als de verwerking gebeurt na uw toestemming;
- het recht op ontvangst of het geven van uw gegevens aan een door u aan te wijzen organisatie, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm;
- afhankelijk van het land waar u woont, het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthouder die de naleving van de regels over de bescherming van persoonsgegevens controleert. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens in Den Haag (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Het ISR zal een verzoek voor de uitoefening van deze rechten in behandeling nemen op de manier zoals de wet dat heeft bepaald. Deze rechten zijn echter niet absoluut. Dat betekent dat deze rechten niet onder alle omstandigheden van toepassing zijn en dat de toepasselijke regelgeving de nodige uitzonderingen kent. Als we niet aan uw verzoek tegemoetkomen, dan zullen we uitleggen waarom.
11. Contactgegevens
Om de hiervoor beschreven rechten uit te oefenen, kunt u een e-mail sturen aan privacy@isr.nl. U kunt dat e-mailadres ook gebruiken als u een klacht wilt indienen over de manier waarop uw persoonsgegevens door het ISR zijn verwerkt.
Als u niet tevreden bent met de wijze waarop wij uw klacht hebben behandeld of andere vragen heeft, kunt u contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming door een e-mail te sturen aan fg@isr.nl of per post: Stichting Instituut Sportrechtspraak, t.a.v. de Functionaris Gegevensbescherming, Utrechtseweg 47a, 1213TL Hilversum. Ook kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of, als u in een ander land van de EER woont of werkt, bij de toezichthouder in dat land.
12. Wijzigingen
Deze verklaring is voor het laatst gewijzigd op 24 oktober 2024.
Als wij deze verklaring in de toekomst aanpassen, dan zullen we de gewijzigde verklaring op onze website publiceren, met vermelding van de datum waarop de wijzigingen ingaan.
Oktober 2024: Contactgegevens FG toegevoegd